Införande av e-handel

Införande av e-handel kräver ledningens stöd. Ett ledningsbeslut ger legitimitet åt införandet och skapar förutsättningar för att resurser tillsätts.

Förstudie till stöd för beslut om e-handelsinförande

Inför ett beslut om införande av e-handel rekommenderas att en förstudie görs. Den kan innehålla information om hur inköpsverksamheten organiseras idag, om kommunens eller landstingets leverantörer, om följsamheten mot ingångna ramavtal, om antalet fakturor och olika nyckeltal och om de förbättringar som ett införande av e-handel kan beräknas innebära.

Processkartläggning

När ett beslut om e-handelsinförande har fattats rekommenderas att en processöversyn görs. Ibland benämns detta BPR (Business Process Re engineering) men kort kan det beskrivas som att en genomgång görs av hur organisationen arbetar idag och hur den bör arbeta när e-handel införts. En kartläggning görs av olika arbetsuppgifter som inryms i inköpsprocessen; vem gör vad, när och hur? Inköpsprocessen brukar delas in i upphandlingsfasen och beställnings-t.om fakturafasen. Utöver det finns först planering och behovsanalys inför en upphandling och likaså finns sist, efter att fakturorna betalats och bokförts analys av statistik till stöd för kommande upphandlingar.

En processkartläggning kan visa både vilken kompetens som utför uppgifterna, vilken tid som läggs ner och hur man med IT-stöd kan effektivisera inköpsprocessen. Processkartläggningen kan göras av en extern konsult eller av någon i den egna organisationen.

Införandet av e-handel innebär att vissa arbetsuppgifter kommer att utföras tidigare. Exempelvis kan förkontering göras av beställningsmallar. Likaså bygger e-handel på en så kallad beställningsattest. Det innebär att beställningen/ordern attesteras av behörig befattningshavare och att den kombineras med antingen attest vid inleverans eller när fakturan granskas.

E-handel synliggör även andra uppgifter tydligare. En sådan uppgift är att granska inkomna prislistor innan är de tillgängliggörs för beställning ute i organisationen.

Processkartläggningen kan ligga till grund för de förändringar i organisationen som behövs.

Upphandling av e-handelslösning

Att effektivisera inköpsprocessen med IT-stöd innebär att sådant stöd måste upphandlas. Att ha gjort en processkartläggning ger bra underlag för att se hur organisationen kommer att se ut, hur många användare som finns, hur många leverantörer som planeras anslutas o.s.v En god idé är att se hur marknaden för e-handelslösningar ser ut och vilken funktionalitet som finns till stöd för de olika processerna. Till stöd för arbetet finns även standarder och den inom SFTI rekommenderade standarderna är framtagna för att stödja olika beställningsprocesser. Det finns i dagsläget avtal för e-handelslösningar som statliga myndigheter kan avropa. Se mer om detta på avropa.se.

Införandet i organisationen

När e-handel sedan införs är det viktigt att först internt skapa förutsättningar för det nya sättet att arbeta.

För att kunna nå önskvärda effekter behöver man arbeta strategiskt med att planera, följa upp och styra era inköp samt införa ett IT-stöd för e-handel som stödjer inköpsprocesserna. En central del i arbetet är att man bestämmer vilka mål och strategier som organisationen ska ha för inköpsverksamheten, hur inköpsprocesserna ska se ut och hur inköpsorganisationen ska anpassas till inköpsprocesserna. Det kan innebära nya arbetsrutiner för ekonomifunktionen, personalfunktionen, beställare, upphandlare och inköpare. Uppdatering av attestreglementen kan komma att behövas, liksom av andra policy-och styrdokument (inköpspolicies med mera)

Redan innan e-handel införs kan olika åtgärder göras för att skapa ramavtalstrohet och ökad effektivitet.

Det har blivit ganska vanligt idag att utbilda de som ska vara berättigade att beställa varor och tjänster. De blir ”certifierade inköpare” eller liknande. En kort utbildning ( ibland förekommer en halvdag) kan ge inblick i lagen om offentlig upphandling och ramavtalsanvändning respektive hur man ska agera när ramavtal inte finns. Kunskap fås om var man kan hitta avtal med mera.

När sedan e-handel införs krävs naturligtvis mer utbildning, särskilt av den IT-lösning som ska användas.

Vid införandet av e-handel krävs ett antal förberedelser. En av dessa är att skaffa lokaliseringsnummer från GS1 (GLN:s). Syftet är att identifiera såväl leveransadresser som fakturaadresser med mera. Likaså behövs det för att identifiera abonnemang med mera. Roller och behörigheter ska bestämmas avseende de som ska arbeta med beställning, inleverans, fakturahantering medmera.

Anslutning av leverantörer

Anslutning av leverantörer kräver också en strategi för hur den ska göras; vilka ska prioriteras, kopplingen till beställare och så vidare.

Istället för att ta upp anslutning till e-handel under avtalstiden kan man börja ställa krav på e-handel och e-faktura redan i de upphandlingar som ska göras i organisationen.

Handledning till stöd för hur man kan ställa krav i upphandling av olika produkter och tjänster

För att få en effektiv e-handel behöver alla avtal som organisationen har läggas in i e-handel lösningen så att alla produkter och tjänster blir beställningsbara.

Hittills under årens lopp har e-handel bestått av beställning av produkter. Det går lika bra att beställa tjänster.

Läs mer

Handledning till stöd för tjänstebeställningar

Krav på e-handel i samband med upphandling