15 februari 2023
Sammanfattning av åtgärder och bevakningspunkter från Beredningsgruppens möte 2023-02-15
Teamsmöte kl. 09.30-11.35.
1. Inledning
Ordföranden Camilla Eklund inledde och hälsade alla välkomna till dagens beredningsgruppsmöte.
2. Dagordning
Förslaget till dagordning godkändes. Lars Gillerström och Eva Gårdby utsågs att justera protokollet.
3. Föregående mötesprotokoll
Protokollet från föregående möte, den 19 oktober 2022, godkändes.
4. Hemställan om obligatorisk e-faktura (B2B/G2B samt ViDA (VAT in the Digital Age)
Anderz Petersson från Digg informerade om deras Hemställan till regeringen ”om att tillsätta en utredning om obligatorisk elektronisk fakturering”. Hemställan är ett resultat av ett samarbete mellan Bolagsverket, Digg och Skatteverket inom ramen för arbetet i Nordic Smart Government and Business.
Digg vill att regeringen utser en särskild utredare vilken får i uppdrag att undersöka förutsättningarna för att göra det obligatoriskt för företag och offentlig förvaltning att använda e-faktura i Sverige. Dels vid fakturering mellan företag (Business-to-Business/B2B) dels från den offentliga förvaltningen till företag (Goverment-to-Business/G2B). I hemställan anses inte en PDF-faktura, skannad faktura, faktura via e-post vara en e-faktura. En e-faktura är skapad, överförd och mottagen i ett strukturerat elektroniskt format. Diggs enkät 2022 till offentlig förvaltning i Sverige visade att den genomsnittlig andel av inkommande e-fakturor var 82 %.
Vidare informerade Anderz om att man inte har bra data för B2B vad gäller andelen små företag (upp till 49 anställa) som använder e-faktura idag. Diggs enkät från 2018 visade att andelen för små företag var 20% och för medelstora företag (SME, upp till 249 anställda) 40%.
Andel e-faktura som skickas från offentlig förvaltning var under 30% enligt Diggs enkät från 2022.
Vidare informerade Anderz om VAT in the Digital Age – ViDA. Enligt EU kommissionens 2022 års VAT GAP rapport förlorar medlemsländerna miljarder euro i momsintäkter under 2020. ViDA ska förhindra detta och består av tre delar.
Första delen är DRR (Digital Reporting Requirements) dvs. central momsrapportering vid gränsöverskridande handel baserat på e-faktura enligt 2014/55 direktivet. I förslaget blir det obligatorisk med e-faktura. Andra delen plattformsekonomier och att uppdaterat regelverk för digitala marknadsplatser (B2C, One-Stop-Shop (OSS, IOSS), B2B, Lagerförsäljning med mera) och momsskyldighet och den tredje sista delen är ett moms registreringsnummer inom EU (B2C)
Förslaget innebära obligatorisk e-faktura vid gränsöverskridande handel B2B samt ny lösning för momsrapportering från och med den 1 januari 2028. En faktura måste ställas ut två dagar efter kostnaden uppstått. Från och med den 1 januari 2024 ges möjligt för enskild medlemsstat att inom landet skicka e-faktura utan mottagarens godkännande. Förslaget innebär även central rapportering till kommissionen (VIES) av vissa fakturadata för mellanstatliga affärstransaktioner vilket förutsätter att e-faktura också införs. Ett nationellt förhållningssätt enligt Digg borde vara obligatorisk e-faktura även inom Sverige för alla sektorer.
5. NEA Rapporten 80% e-faktura
Gunilla Jaltsén från Visma Spcs presenterade NEA:s rapport ”80% e-faktura i Sverige 2024”. Rapporten har tagits fram av en arbetsgrupp inom NEA och uppdraget har sitt ursprung i NEA systemleverantörsforum. Gruppen har inspirerats av NSG&B:s roadmap och målet ”80% of the invoices sent in the Nordics are digital”.
Frågeställningarna som tas upp i rapporten är; Hur nära är vi 80% e-faktura idag? Vad är en e-faktura? Varför ska man skicka e-faktura? Varför skickas inte fler e-fakturor? Målgruppen för rapporten är B2B, B2G, G2B dvs. inte privatpersoner.
På frågan, hur nära är vi 80% e-faktura idag konstaterades att det idag saknas
officiell statistik över hur många fakturor som skickas och tas emot i Sverige samt hur stor andel som skickas och tas emot via e-faktura. Detta gjorde det omöjligt att fastställa måluppfyllnaden. Gruppen kom fram till att det som motiverar till ökad användning av e-fakturor i Sverige är miljövänligt och hållbart, enkelhet, trygghet och säkerhet samt snabbare och ekonomiskt. De skulle gärna se att utredning görs av vilken tidsvinst man får av att skicka en e-faktura i relation till post och PDF, vilket de saknar idag.
Vidare informerade Gunilla om de hinder som lyfts i rapporten för ökad användning av e-fakturor i Sverige är att olika segment har olika förutsättningar och arbetssätt och inarbetade rutiner. För att nå målet måste SME kunna få e-fakturor från offentlig sektor, idag är det enkelriktat lagkrav och mindre än 50% av statliga myndigheter når upp till 50% e-fakturering. Anderz förtydligade att när han tidigare nämnde siffran gällande utgående fakturor från myndigheter var det hela offentlig sektor och inte enbart statliga myndigheter.
Gunilla informerade vidare att när en fakturering sker till utom statliga fakturamottagare ska myndigheten överföra fakturan elektroniskt endast om mottagaren godkänner det. Detta diskuterades mycket under arbetet med rapporten. Godkännande görs exempelvis genom att man i sitt ekonomisystem har aktiverat mottagande av e-fakturor. Vilket stöds i mervärdesskattelagen samt klargörande från Skatteverket. Man konstaterar att detta innebär att all manuell hantering kring att skicka e-faktura från offentlig sektor (och företag) inte behövs.
Andra hinder vilka rapporten tar upp är att e-fakturor till internetbank bör gälla för privatpersoner, små företag och enskilda firmor utan ekonomisystem samt redovisningsbyråer vilka behöver ställa om till ny rutiner och arbetssätt mot sina kunder. Sista hindret från rapporten som Gunilla presenterade rörde e-fakturor till eller från SME företag vilka idag enkelt och gratis kan skicka faktura via PDF, vilket också uppfattas som att man är digital . Man har blivit fast med gamla vanor och arbetssätt samt att många olika distributionskanaler inte leder till ökad effektivitet.
Region Skåne ställde frågan om en faktura via KIVRA är en e-faktura till Gunilla. Hon svarade nej det är det inte om det är en PDF.
Anderz tog upp att Digg försöker lyfta fram goda exempel och att ha dialog med myndigheter vilket de hoppas ska leda till ökad e-fakturering från dem.
Tietoevry framförde det nog inte är något problem för Kivra att skapa e-faktura så de behöver inte vara PDF-bärare. Icore ställde frågan till Gunilla om det fanns någon statistik över hu många som använder Kivra. Hon svarade att de inte har någon statistik över det.
Gunilla meddelade att man genom rapporten önskar skapa debatt och ökad kunskap i Sverige för att få ökat fokus på de utmaningar som finns med e-faktura. Hon tillägger att när rapporten skrev fanns inte hemställan men att det finns massor vi kan göra fram till dess.
Gunilla avslutade med orden att tekniken finns på plats för e-faktura, det finns inga lagar som hindrar oss mer än invanda affärsmodeller, mönster och beteende.
6. Vilken påverkan har 100% e-faktura (B2B)
Diskussion i mindre grupper om påverkan av 100 % e-faktura, se frågorna som diskuterades nedan.
Hur påverkas SFTI?
- Hur mycket större kommer arbetsbördan att bli för SFTI?
- Vad får det för konsekvenser om B2B relationen hanteras respektive inte hanteras inom ramen för SFTI?
Hur påverkas offentliga köpare?
- Kommer omställningen att underlättas eftersom alla i vart fall redan kan ta emot e-fakturor?
Hur påverkas säljare till det offentliga?
- Kommer omställningen att underlättas eftersom alla i vart fall redan kan skicka e-fakturor?
- Kommer det att bli en konkurrensfördel att redan ha kunskap om hur man skickar e-fakturor?
Hur påverkas systemleverantörer?
Efter diskussionerna i mindre grupper presenterade varje grupp vad de diskuterat i helgrupp. Det som framfördes var bl.a. svårigheter för beställarna att ställa rätt krav och veta hur man uttrycker sig för att få Peppol faktura och format utan att konverteringar görs. Det upplevdes som viktigt att ha kvar SFTI så som det är idag och att man fortsätter att svara på frågor och att hantera standarder. Resursbrist hos de som arbetar med e-faktura frågor idag fler behöver bli insatta i vad det innebär. Oro att den standard som finns idag får mängder av tillägg av olika special behov. Vad kommer hända med andra standarder än Peppol kommer så som ESAP 6 och EDIFACT? kommer de att fasas ut? Svårt för SFTI tekniska kansli att se om frågor som kommer till dem gäller B2B eller B2G. Kommer 100% e-faktura att stänga ute små mindre leverantörer. De undantag som finns idag från e-faktura kommer de finnas kvar.
7. Information om SFTI handledning och guide
Robin Anderson Boström informerade att handledningen ”E-fakturering i offentlig sektor- rättsregler att beakta” och ”Guide för e-fakturamottagare” nu har publicerats på sfti.se
Handledningen ”E-fakturering i offentlig sektor- rättsregler” riktar sig huvudsakligen till den som är ansvarig för eller arbetar med att ta emot och behandla e-fakturor i offentliga organisationer. Guide för e-fakturamottagare beskriver på en mer operativ och teknisk nivå hur Peppols e-fakturaformat och infrastruktur används så att lösningarna fungerar i harmoni med de olika regelverken. Målgrupper för guiden är dels de som arbetar med införandeprojekt på köparsidan, dels de som utvecklar lösningar och erbjuder tjänster för e-fakturering.
8. SFTI arbetsgrupp för Peppol BIS e-handel
Thomas Petterson, SFTI tekniska kansli informerade om SFTI:s arbetsgruppen Peppol BIS e-handel. Arbetsgruppen är ett stöd till SFTIs tekniska kansli och i förlängningen SFTI Beredningsgrupp. Där tas frågor upp relaterade till Peppol meddelanden, nätverk/kommunikation etc, som kan behöva behandlas i ett bredare forum än inom kansliet. Robin informerade att det finns ett Team för arbetsgruppen och vill man bli tillagd tar man kontakta med honom.
Vidare informerade Thomas om vad som togs upp vid gruppens senaste möte den 8 februari då 35 personer deltog. Vid mötet gick man bl.a. igenom förslag för ändringar till Peppol gällande LeadTime vilken blir ny definition eller förtydligande alternativt ny term, kod för ”Ej returnerbar artikel”, ny produktklassificeringskod för MDR (Medical Device), referens till katalog i order, artikelmärkning, kod för ”CE-märkning”. Frågan om SFTI ska introducera nya internationella kodtabeller i stället för de ”Z-koder” vi använder idag diskuterades också.
Vid mötet diskuterades även hur man i ordermeddelandet användner adress och partsidentiteter för Delivery Location (Leveransplats) och Delivery Party (Godsmottagare). Hur hanterar man detta om man exempelvis bara har en adressuppgift i sitt inköpssystem Och vid köp av mobiltelefon och simkort samt andra tjänster.
9. CEN:s Tekniska kommitté 440
Thomas Pettersson fortsatte att informera om det pågående arbete i CEN:s
Tekniska kommitté 440. Thomas deltar bland annat i arbetsgruppen CEN/TC 440/WG5 ”Catalogue” där man arbetar med Post-Award, ”Catalogue With Response”, ”Catalogue Without Response” och ”PunchOut”. Specifikationer för affärsprocesserna är klar (choreographies) och man arbetet nu med ”transaction” för Catalogue.
CEN:s Tekniska kommitté 440 hade ett samlat hybridmöte i Berlin för den 20-22
september där delar av SFTI:s Tekniska kansli deltog via länk.
Arbetsgruppsgruppsmöten under dagarna där SFTI deltog via SIS var CEN/TC. 440/WG1 ”Architecture”, CEN/TC 440/WG4 ”e-Tendering”, CEN/TC 440/WG5
”Catalogue”, CEN/TC 440/WG6 ”e-Ordering”, CEN/TC 440/WG7 ”Fulfillment”
(Leveransavisering).
Dessutom deltog Robin Anderson Boström från SKR i möte arbetsgrupp för PreAward. Arbetsgrupperna (WG) fem, sex och sju har kommit till att definiera innehåll i meddelandena Martin Forsberg lyfte att för CEN/TC440 är målet med arbetet att ta fram europeiska standarder för BIS:ar som sedan Peppol kan ta in och uppdatera sina med.
Thomas informerade att Pre-Award inte kommit så långt men man har påbörjat
arbetet med katalog. Anderz Petersson, DIGG lyfte att det i Norge finns Advanced Ordering. Varför är inte Sverige med? Vad tycker SFTI? Thomas svarade att han tycker att det kanske kunde vara bra att vara med. Magnus Johansson, DIGG nämnde att BEAst (Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard) bevakning Advanced Ordering.
Martin lyfte att det är viktigt att komma i mål med e-ordering ”vår Peppol” variant
innan man börjar fler och att det upp till Peppol om det vill ta in alla dessa, detta
kommer också ta lång tid är ett mångårigt arbete kvar.
10. CEN:s Tekniska kommitté 440
Thomas informerade om arbetet i CEN:s Tekniska kommitté 440 där han deltar i 3 arbetsgrupper inom Post Award: WG5, e-Catalogue, WG6, e-Ordering och WG7, e-Fulfillment (Leverans). Robin deltar i Pre Award-gruppen WG4.
De tre arbetsgrupperna WG 5,6,7 har tagit fram dokument för Choreographies dvs. affärsprocesserna och just nu är dokumentet för e-Ordering ute på remiss (ej transaktionerna (meddelandestrukturer). Arbetet som pågår i grupperna just nu är att ta fram innehåll i transaktionerna.
Arbete pågår även parallellt inom ePO (e-Procurement Ontology). Dvs termbenämningar vilket ska vara de samma över alla grupperna och sker inom TED & EU Public Procurement Unit of the Publications Office of the European Union. Thomas lyfte att ett problem är att e-fakturan redan finns och svårt att få till en gemensam termbeskrivning som även innefattar den.
11. Övrig fråga
Martin Forsberg, SFTI tekniska kansli informerade om att SFTI under 2023 ser över att eventuellt göra meddelandet ”Peppol BIS Invoice Message Response” till en SFTI-rekommendation. Meddelandet kan ge en snabb uppdatering till avsändaren om fakturans status hos mottagaren.
12. SFTI OpenPeppol
Maria Larsson informerade om att SFTI sedan september 2022 är medlemmar i OpenPeppol. SFTI är medlemmar som ”Observer” vilket inte ger rösträtt men man kan delta i både arbetsgrupper för Pre Award och End User.
13. Informationspunkter
Styrgruppen
Maria Larsson, SKR informerade att styrelsen senaste möte handlade om Vision 2030 samt uppföljning av 2022 och planeringen inför 2023.
SKR
Robin Anderson Boström informerade om att han inte har något nytt sedan sista att informera om. Han uppmanade igen om att om man vill gå med i AG Peppol BIS e-handel så kontaktar man honom (se punkt 8 ovan).
Upphandlingsmyndigheten
Fredrik Flodin informerade om att de håller på med en stor rapport om styrning och ledning vilken ha projektleder. Rapporten kommer att publiceras i april och tillägger att e-handel har stor inverkan på styrning.
Kammarkollegiet
Eva Ringman informerade om att upphandlingen av
operatörstjänst inte blivit överprövad och lite senare i vår blir det möjligt att avropa på det ramavtalet. Hon informerade också om att e-handelssystem kan avropas via ramavtal för programvarulösningar. Mer information finns
NEA
Lars Gillerström, meddelade att senaste NEA mötet handlade om ViDA.
15. Beredningsgruppens möten 2023
Kommande möten i beredningsgruppen 2023,
- 31 maj, hybrid, Stockholm
- 19 oktober, hybrid, Stockholm
16. Övriga frågor
Fråga från gruppen kom om hur det går för utredningen ”Leverantörs kontroller” som Robin presenterade vid förra beredningsgruppsmötet i oktober. Robin meddelade att utredningen fortlöper och att det går framåt i arbetet
17. Mötet avslutas
Ordföranden tackade deltagarna och avslutade mötet kl. 11.35.
Camilla Eklund
Ordförande
Maria Larsson
Sekreterare
Justeras:
Eva Gårdby och Lars Gillerström