Eskilstuna kommun digitaliserar med stöd i forskning

Som en av landets tio modellkommuner för digitalisering inom äldreomsorgen har Eskilstuna valt att basera utvecklingsarbetet på aktuell forskning. Digitaliseringen ska fungera ur teknisk, ekonomisk och demokratisk synvinkel – och vara till gagn för kommunens medborgare och medarbetare.

Eskilstuna har som många andra kommuner startat sitt digitaliseringsarbete mot bakgrund av demografiska förändringar med en åldrande befolkning, där färre ska leverera tjänster till fler. Då kommunen även har många utmaningar med arbetslöshet och social utsatthet är de ekonomiska ramarna snäva.

Ett mål är att frigöra 100 miljoner kronor till välfärden genom att dels förändra kommunens interna arbete, dels uppnå positiva effekter i samhället. Det interna arbetet kan förändras genom att befintliga processer effektiviseras, eller genom att arbetssätt förändras i grunden.

Efter en mobiliseringsfas där kommunledning och förvaltningar har formulerat mål, har digitaliseringsprocessen övergått i en koordinerande fas där förvaltningar tar fram egna planer för hur verksamheten kan förändras med digitalisering. Det arbetet pågår under vår och försommar 2021, men några förstudier har redan genomförts i olika förvaltningar.

För att genomföra digitaliseringen har kommunen skapat en programorganisation som spänner över förvaltningarna och under 2021 införs en portföljledning för att fördela resurser till delprojekt. Man har också övergått till ett nytt arbetssätt för IT-styrning, där man ser på behov tvärs över förvaltningarna.

Slutsatser

• Processen innebär ett skifte från teknikstyrd till behovsstyrd utveckling.
• Lyckad digitalisering kräver en helhetssyn genom hela organisationen.
• Samsyn om vad digitalisering innebär och hur den ska genomföras är centralt.
• Den interna förankringen ska inte forceras, därför finns inget slutdatum för arbetet.
• Nyttorealisering säkerställer att bara insatser som ger verklig förändring genomförs.
• Invånarnas behov måste sättas i fokus när system byggs.

Bakgrund

Frågan om digitalisering började på allvar diskuteras inom politik och förvaltning under 2018. Med inspiration av SKR:s Kompetenslyft för att öka ledningens förmåga att leda digital utveckling i kommuner och regioner har ledningsgruppen diskuterat begreppet, för att ena de många skilda uppfattningar som funnits om innebörden. Diskussionen har letts av kommunens digitaliseringsledare, Andreas Gerhardsen.

En slutsats blev att utvecklingsarbetet ska bygga på aktuell forskning. Kommunen utgår från två modeller. En är framtagen av forskningskonsortiet Digital förvaltning, som identifierat 26 framgångsfaktorer. Den andra har digitaliseringsforskaren Katarina Gidlund, professor vid Mittuniversitetet, har tagit fram. För att en digitaliseringsprocess ska bli bra räcker det inte med ett teknikskifte. För att lyckas bör den omfatta tre dimensioner: saker, sätt och samhälle. Eller: teknik, processer och människor. Det gäller att utveckla verksamheten med fokus på medborgarnas nytta, inte bara byta teknik.

I samverkan med förvaltningarna har fyra prioriterade områden tagits fram. De viktigaste på lång sikt är "Smart och individbaserad välfärd" och "Digital hållbar stad och landsbygd". Medarbetares tid ska omfördelas från administration till fler möten och kontakter med enskilda medborgare. En viktig ingrediens är att den digitala infrastruktur som byggs också ska komma landsbygden till del och bidra till ökat utbyte med andra offentliga aktörer, näringsliv och privatpersoner i hela kommunen.

Genomförande

Under den mobiliserande fasen har ett tjugotal workshops genomförts, vilka har bidragit till en samsyn och en strategi för digitaliseringsarbetets grundläggande förutsättningar. Cirka 150 personer i organisationens alla nivåer har engagerats i diskussioner som utmynnat i en rad styrdokument.

Målsättningarna samlades i kommunens Program för digital transformation, som beslutades av fullmäktige 2020. Därmed övergick arbetet till en koordinerande fas, då förvaltningarna under 20021 och framåt tar fram konkreta planer på hur verksamheten kan förändras.

Kommunens strategidagar 2020, som samlade både tjänstemän och förtroendevalda, blev en språngbräda för arbetet. Det stärkte kommunledningen i synen på att det är viktigt att basera utvecklingsarbetet på aktuell forskning.

I den koordinerande fas som nu pågår strävar förvaltningarna efter att nå en samsyn i hur verksamheterna kan utvecklas med digitalisering. Ett av många mål är att identifiera processer som spänner över flera förvaltningar, där man kan dra nytta av gemensamma lösningar.

Ny organisation underlättar helhetssyn

För att kunna genomföra digitaliseringen med en helhetssyn behövdes en ny organisation i beställarledet, inom ramarna för kommunens ekonomiska styrmodell:

• Portföljledning skapar överblick som gör det lättare att prioritera utvecklingsprojekt.
• Central finansiering av projekt skapar slack åt förvaltningar till utvecklingsinsatser.
• Objektsförvaltning i stället för systemförvaltning inom IT underlättar helhetssyn.
• En programorganisation stöttar och driver digitaliseringen tvärs över organisationen.

Att genomföra de centrala insatserna är, ur ett koncernperspektiv, dock inte helt enkelt eftersom alla förvaltningar är egna myndigheter, förklarar digitaliseringsledaren Andreas Gerhardsen.

– Just nu ser vi över helheten kring central finansiering, hur den ska stimulera utvecklingen i förvaltningarna. Vi ser ett behov av att skapa utrymme för utveckling. Stora förvaltningar som Vård och omsorg och Skola har lättare att använda sina pengar för utveckling.

Intern bank lånar ut pengar

Utvecklingsprojekten finansieras ur flera olika centrala källor. Den viktigaste är kommunens interna bank, Modern kommun. Där kan förvaltningar låna pengar och sedan betala tillbaka när de har effektiviserat verksamheten.

För IT-systemen har objektsförvaltning införts. Till skillnad från systemförvaltning, där man ser på ett system i taget, förvaltas flera system samtidigt. På så sätt kopplas IT-funktionen närmare till verksamheten. Olika förvaltningar måste då också samverka för att se över vilka gemensamma lösningar som kan användas.

– Vi jobbar på det, men är inte där än. Vårt ”digitala arv” hämmar utvecklingen eftersom vi inte har investerat i den takt som behövs. Om en infrastruktur eller enstaka komponenter är gamla, kan vi inte bygga smarta integrerade lösningar. Ett sådant exempel är vårt HR-system, säger Andreas Gerhardsen.

– Det är en jätteresa att gå från teknikdriven till behovsdriven utveckling.

Ett viktigt redskap i arbetet är nyttorealisering, det vill säga att en förändring verkligen leder till ökad nytta. Med nyttokalkyler som underlag för beslut måste många perspektiv finnas med, inte minst medborgarnas behov av trygghet, jämlikhet och andra samhällsaspekter.

Förankringsprocessen får ta tid

Behovsdriven utveckling sätter fokus på verksamhetens innehåll. Det räcker inte att göra samma saker på ett bättre sätt för att klara framtidens krav och behov. Att förändra verksamheten i grunden innebär också att den interna kulturen i organisationen måste ses över.

Hittills har fokus i digitaliseringsarbetet varit effektivisering av befintliga processer, men för att öka utväxlingen behövs också innovation – att göra saker på ett helt nytt sätt. Det blir den verkligt stora utmaningen.

– Förändringen måste få ta den tid den tar, det uttalades tidigt. Vi har därför valt att inte skapa en egen enhet som ska jobba med digitalisering, utan i stället skapat ett programområde som heter Effektiva stödprocesser som känner till, stödjer och driver initiativ inom området, säger Andreas Gerhardsen.

Kommunen har också valt att lösa digitaliseringen med i huvudsak befintliga resurser, och inte ta in externa konsulter för till exempel projektledning. Dels av kostnadsskäl, men framför allt för att få en hållbar utveckling.

Pilotprojekt att robotisera

Ett exempel är så kallad robotisering, där man ersätter enkel administrering med automatiska processer. Där har kommunen byggt upp egen förmåga. Biståndshandläggare som jobbar med utbetalningar använde 80 procent av sin tid till att ta in ärenden, öppna dem, ta in information från andra källor och så vidare. Bara 20 procent av tiden blev kvar för att möta människorna. Målet är att det ska bli tvärtom, och det arbetet är en av flera pilotprojekt.

Vissa förvaltningar har valt att anställa digitala strateger, medan andra tar stöd av kvalitetsfunktionen eller verksamhetsutvecklarna. Det viktiga är att digitaliseringen inte står vid sidan av, på ett eget spår. För att betona att det inte i första hand är ett tekniskt projekt, har samordningsansvaret för digitaliseringen kopplats fri från IT-ledningen.

Måttet på framgång är inte att man gått över till en viss tekniklösning, utan att man ser positiva effekter i samhället.

– När vi är klara finns inte jag kvar i min roll för då behöver vi ingen digital strateg, förklarar Andreas Gerhardsen.

Den smarta staden testar nya smarta lösningar

Ett flertal pilotprojekt har genomförts eller pågår. Ett av de största är "Den smarta staden", som finansieras av det statliga forskningsinstitutet Rise. Där har man testat sensorteknik på bland annat frälsarkransar, som skickar iväg ett larm om de rycks bort eller försvinner. Det gjordes tidigare genom att någon for runt och kollade.

Inom samma projekt skissas att alla lyktstolpar byts ut för att användas som digital infrastruktur. Digitala lås inom framför allt vård och omsorg är ett annat spår som ska testas.

Eskilstuna har av SKR utsetts till en av tio modellkommuner för digitalisering av äldreomsorgen. Vård- och omsorgsförvaltningen har tagit fram en ambitiös och mycket omfattande behovsanalys.

En intern styrgrupp för digitaliseringen har bildats, och det pågår ett förankringsarbete inom förvaltningen. Samtidigt har man ett kunskapsutbyte med kommunledning och serviceförvaltningen.

Digitalisering ska förbättra vård och omsorg

Maria Andersson har varit projektledare för förstudien och är nu processledare för digitaliseringen inom vård och omsorg.

– Vi har samlat kunskap från medarbetare i verksamheten om deras behov. De får beskriva läget i dag, och så skisserar vi ett önskeläge, säger hon och tillägger att kommunen bara börjat skrapa på ytan.

Hon ser också att det kommer att behövas nya kompetenser och ett stort arbete för att omställningen ska bli en naturlig del av vardagen.

– Jag vill understryka att de behov vi identifierat inte är en önskelista. Att vi löser dem är en förutsättning för att kunna ha en fortsatt god välfärd. Vi har många äldre, kroniskt sjuka och med psykisk ohälsa.

Vård och omsorg har också lånat in en medarbetare från serviceförvaltningen, Helena Robertsson, som utvecklingsledare för digitaliseringen.

Prioriterar inom tre huvudspår

I den omfattande behovsanalysen har man identifierat tre spår: hållbar vård och omsorg, effektiv administration samt förutsättningar för detta. Utifrån detta tar man fram prioriteringar: Vad behöver göras först? Vilka saker hör ihop? Vad kan samordnas med enheter utanför förvaltningen?

För att hitta tänkbara lösningar tar man hjälp av flera externa aktörer som har överblick av vad som finns – och vad som saknas. På så sätt hoppas man samtidigt stimulera till innovation och nytänkande bland tänkbara leverantörer.

Att ställa om från traditionella arbetssätt och strukturer är en stor utmaning, betonar Maria Andersson. Den tekniska biten är bara en mindre del.

– Jag förstår om medarbetare kan känna oro för att bli överflödiga. Men vi har en omfattande kompetensbrist framför oss. Varje person behövs – det säger jag med allvarstyngd. Vi kommer inte att klara oss utan de medarbetare vi har.

Workshops och erfarenhetsutbyte

Under pilotprojektets gång har förvaltningen haft workshops med invånare, medarbetare, chefer och politiker. Man har haft erfarenhetsutbyte med andra kommuner och fått input av många olika slag.

– Nu ska vi accelerera arbetet, i och med att vi är en modellkommun. Vi ska lyfta fram olika utvecklingsområden och grotta ned oss i vissa delar. Var ska vi börja? Det är en förändringsresa vi inte är vana vid, säger utvecklingsledare Helena Robertsson.

Med nytt fokus på behovsdriven utveckling har förvaltningen börjat prata om andra nyttor än bara ekonomiska. Vilka kvalitativa nyttor uppnås bland medarbetare, brukare, i samhället?

För att förankra processen har man börjat prata om att ”digitalisera tillsammans”, i stället för enbart digitalisering som lätt uppfattas som tekniskt.

Resultat – framgångsfaktorer

• Strategi baserad på forskning.
• Helhetssyn – över förvaltningsgränserna.
• Behovsstyrda processer, inte teknikstyrda.
• Ny IT-ledning, integrerad i verksamheten.
• Förankring och koordination får ta tid, ingen tidplan.

Fördjupning

Program för digital transformation, Eskilstuna kommun (PDF)

Andreas Gerhardsen
Digitaliseringsledare, Eskilstuna kommun
andreas.gerhardsen@eskilstuna.se

Maria Andersson
Processledare digitalisering Vård och omsorg, Eskilstuna kommun
maria.andersson56@eskilstuna.se

Helena Robertsson
Utvecklingsledare digitalisering Vård och omsorg, Eskilstuna kommun
helena.robertssson@eskilstuna.se