Åter i bruk – cirkulär möbelhantering i Västra Götalandsregionen

Sedan 2022 har Västra Götalandsregionen (VGR) en intern tjänst för cirkulär hantering av möbler och inredning – Åter i bruk. Tjänsten ger regionens verksamheter möjlighet att lämna ifrån sig fungerande möbler som de inte längre har behov av men också att köpa begagnade möbler internt till en lägre kostnad än att köpa nytt.

Sammanfattning

VGR har sedan 2014 arbetat med att utveckla en cirkulär hantering av möbler inom den egna verksamheten. 2019 togs ett beslut om att utveckla den cirkulära möbelhanteringen med det övergripande målet om ett regionövergripande system för en sammanhållen cirkulär möbelhantering i VGR. Under 2022 genomfördes ett införandeprojekt där verksamheten som skulle ha ansvar för tjänsten startades upp. Personal anställdes, lokal hyrdes och man började ta in möbler för återbruk samt driftsatte en digital plattform. I februari 2023 invigdes den nya verksamheten Åter i bruk och tjänsten för cirkulär möbelhantering. Tidigt i arbetet beslutades att denna tjänst skulle bära sina egna kostnader och vara självfinansierad. Men för att kunna starta upp och komma i gång med intern försäljning krävdes ändå finansiering. Detta löstes genom att dåvarande miljönämnden gick in med bryggfinansiering under de första två åren.

Bakgrund

Ända sedan 2012 har VGR haft en idé om hur en cirkulär möbelhantering skulle kunna se ut för regionen och har sedan 2014 arbetat med att få till en cirkulär hantering av möbler inom den egna verksamheten. Under många år användes en digital bytestjänst kallad TaGe, där verksamheter själva kunde fotografera och lägga upp möbler de inte längre hade behov av. Den typen av bytestjänst hade sina begränsningar eftersom det till exempel inte fanns någon gemensam lagerhållning eller möjlighet till möbeltvätt eller enklare renovering. 2019 togs därför beslutet att utveckla den cirkulära möbelhanteringen och ett projekt startades året därpå med det övergripande målet att identifiera ett regionövergripande system för en sammanhållen cirkulär möbelhantering i VGR.

Övergripande mål och syften

Projektets övergripande mål har varit att etablera ett regionövergripande system för en sammanhållen cirkulär möbelhantering i VGR utan merkostnad för regionen. och som på sikt kan maximera det interna möbelåterbruket. Målet är att projektet ska leverera ett driftsättningsklart och finansierat system som efter beslut av Kundrådet kan startas av utsedd ägare.

Projektets syften har varit att:

• Bromsa kostnadsutvecklingen för anskaffning av möbler och bidra till en ekonomi i balans
• Bidra till att uppnå målen för cirkulära affärsmodeller kopplat till materialflödet från möbler enligt fokusområdet i Västra Götalandsregionens budget 2022 samt Miljömål 2030.
• Få till stånd en tydlig ansvarsfördelning och ägandeskap kring VGR:s möbelhantering
• Utveckla en professionell hantering av återbrukbara möbler/inredning genom ett uttalat centralt ansvar.
• Förena funktionella lokaler utifrån verksamhetens behov med en övergång till en resurseffektiv cirkulär ekonomi.
• Bidra till en god ekonomi och ett livscykelperspektiv genom tydliga rutiner och medvetna val.

Genomförande

Projektet genomfördes i etapper där etapp 1 handlade om att ta fram ett förslag och etapp 2 handlade om att driftsätta förslaget.

Projektet fokuserade inledningsvis mot ett klargörande av ingående övergripande förutsättningar och effekter. Detta för att ge organisationen en möjlighet att ta ställning till om detta är en förändring som är realiseringsbar. Som ett resultat av första etappen presenterades förslag till en övergripande process. Processen inkluderade processägarskap, principer för finansiering och möbelägarskap samt en kostnads/intäktskalkyl.

Tydlig miljöeffekt – men initialt ingen ekonomisk besparing

Inledande beräkningar visade på en tydlig miljöeffekt med en minskning av koldioxidutsläpp om 34 000 kilo koldioxidekvivalenter. Kostnadsmässigt visade dock inledande kalkyl på en kostnadsnivå för återbruket i nivå med kostnader för nyanskaffning. Trots en kalkylerad utebliven kostnadseffekt beslutade VGR i enlighet med förslaget och etapp 2 av projektet startades.

Miljönämnden beviljade finansiering

Som ett sätt att frigöra tid för organisationen att ställa om, ställdes frågan om bryggfinansiering till dåvarande miljönämnden. Miljönämnden ställde sig bakom projektets begäran och beviljade bryggfinansiering med 15 Mnkr driftår ett (2022) och 13,5 Mnkr driftår två (2023). Först under driftår tre kalkyleras processen i sin helhet kunna finansieras genom återförsäljning av återbrukade möbler.

Under etapp 2 arbetades det fram en driftsättningsklar process med tydliggjorda rutiner, förutsättningar för processen såsom bemanning, lokal, utrustningsbehov, styrning och en budget.

Informationsspridning tar tid

Den stora utmaningen har enligt VGR varit att få regionens verksamheter att inte bara lämna möbler som de inte längre har behov av utan också att köpa när de har behov av något. Men fler och fler har blivit medvetna om att Åter i bruk finns och använder sig också av tjänsten. VGR framhåller att spridning av information i en stor spretig organisation tar tid och inte når fram direkt.

Det här har arbetet lett fram till

Sista kvartalet 2022 smygstartade verksamheten Åter i bruk, i regi av dåvarande Regionservice, numera Förvaltningen fastighet, stöd och service i VGR. Smygstarten bestod i att ta kontakt med nyckelpersoner på förvaltningar, miljösamordnare, inköpare och möbelansvariga för att informera om verksamheten samt skapa kontakt för hämtning av mindre antal möbler.

Tredje kvartalet 2023 omfattar Åter i bruk kontors- och konferensmöbler samt lobbymöbler (miljömöbler) inom VGR. Åter i bruk ska enkelt kunna skalas upp för att omfatta alla typer av möbler och andra övriga inventarier exempelvis porslin och mikrovågsugnar. Åter i bruk omfattar inte lösa textilier, fast inredning eller teknik.

De som kan använda sig av Åter i bruk är förvaltningar inom VGR. Även bolag ska kunna använda sig av Åter i bruk, men inte under implementeringsåret på grund av redovisningsregler som behöver utredas.

De viktigaste slutsatserna

• Sätt en avgränsning – allt måste inte med från början.
• Gör en pilot och testa i liten skala och utöka efter som delar faller på plats.
• Använd politiskt engagemang och utvecklingsmedel för att finansiera projekt inom cirkularitet.
• Det saknas ofta personer/verksamheter med ett helhetsansvar för möbler och inredning.
• Tar tid, trögt i början – ha uthållighet.

Fördjupning

Miljö i VGR, Västra Götalandsregionen

Åter i bruk – köp eller avyttra begagnade möbler och produkter, Västra Götalandsregionen

Att köpa nytt ska vara det sista alternativet, nyhet VGRfokus 2023-01-23

Jonna Bjuhr Männer
Miljöstrateg Hållbar resursanvändning
Västra Götalandsregionen
jonna.bjuhr.manner@vgregion.se