Tillämpning av formatstandarder

Peppol BIS Billing 3 anger två möjliga sätt att hantera bilagor (med noll, en eller flera bilagor per faktura):

• Bilaga som placeras inbäddad inne i e-fakturan (dvs e-faktura med bilaga hanteras som en enda fil). De filtyper som tillåts för bilagan är pdf, png, text/csv och ett par cellstrukturerade format. Inget behov av avtal i detta fall.
• Extern bilaga som hänvisas till genom länk i e-fakturan. Det finns inget beskrivet om bilagans lagringsformat eller förutsättningar för åtkomst – rimligen kan denna del av processen behöva avtalas mellan parterna. Den europeiska standarden nämner att detta alternativ kan passa vid mycket stora bilagefiler eller om bilagor innehåller känslig information.

Läs mer

SFTI:s råd avseende e-faktura med leverantörens fakturabild bilagd Pdf, 304 kB.

Guide för hur bilagor till Peppol BIS Billing 3 implementeras (på engelska)

Peppol BIS Billing 3

Ett antal uppgifter är alltid obligatoriska såsom exempelvis fakturanummer, fakturadatum, belopp att betala, medan vissa andra är uppgifter är obligatoriska under vissa förutsättningar såsom leverantörens momsregistreringsnummer som är obligatorisk om fakturan innehåller artiklar med moms. Det finns också fält av mer teknisk natur (koder, kvalificerare) som är obligatoriska under vissa förutsättningar.

När man läser syntaxen kan man generellt säga att:

• Kardinaliteterna 1..1 och 1..n innebär att det krävs minst en förekomst av den aktuella affärstermen eller gruppen av affärstermer – uttryckt på ett annat sätt: uppgiften är obligatorisk.
• Kardinaliteterna 0..1 och 0..n anger att lägsta förekomsten kan vara noll, dvs uppgiften är valfri.

Dock måste även nivån beaktas ("level"; markerad med plustecknen): är den eventuella överordnade nivån valfri gäller kardinaliteten för den enskilda affärstermen endast om den överordnade gruppen används.

Förutom kardinalitet finns affärsregler. Exempelvis har termerna BT-10 Buyer reference (i UBL 2.1: BuyerReference) och BT-13 Purchase order reference (i UBL 2.1: OrderReference/ID) båda kardinaliteterna 0..1, men Peppol har kompletterat med en affärsregel som kräver att minst en av BuyerReference och OrderReference/ID måste finnas.

Utöver detta finns det branschspecifika krav för att en faktura skall anses vara en fullgod faktura.

SFTI har tagit fram guider och exempel för Peppol BIS.

För att summera, det är inte helt lätt att svara på vilken information som är obligatorisk. Vi rekommenderar att ni läser er in på informationen på nämnda sida för att få en uppfattning om vad som gäller i era specifika fall.

Ja, det kan finnas anledningar till att en utställare har olika momssatser i samma faktura och det finns stöd för detta i Peppol BIS Billing 3.

Ett typexempel på detta är för utställare av vanliga betalkort. Då gäller att denne bara kan ta upp moms i fakturan till den del som rör omsättning i kortutställarens egen verksamhet. Betalningsanspråk som rör andra leverantörers omsättningar måste behandlas som bruttoposter (fakturarader), utan moms från kortutställarens sida, dvs. märkta med skattekategori E (skatteundantag). För att köparen ska kunna dra av moms från köpet måste köparen gå tillbaka till det kvitto (eller motsvarande) som erhölls i samband med köpet – vilket ofta är en manuell process.

Ett typexempel för detta är en försäkringsskada där försäkringsbolaget ersätter skadan exklusive moms och försäkringstagaren betalar momsen. Exempel skada på 8000 kr + 25% moms (2000 kr).

Så här kan fakturan till försäkringstagaren utformas:
Rad 1: 8000 kr reparation med momssats S:25% dvs med 2000 kr moms.
Rad 2: Kreditering -8000 kr med momssats E:0% dvs moms 0 kr.
Totalen ger då ett belopp att betala på 2000 kr varav moms 2000 kr.

Notera att det skall finnas två tax subtotals, en för vardera momskategorin (S och E).

Nej, enligt Peppol är det faktiskt inte ens tillåtet att skicka en fakturabild i PDF-format som bilaga.

Se Peppols dokumentation beträffande detta.

Se även SFTI:s handledning Elektronisk fakturering i den offentliga sektorn – rättsregler att beakta, kapitel 3.4 Bilagor (sidan 20).

Se även kapitel 8.4.2 och 8.4.3 i SFTI:s guide för mottagning av e-fakturor

Läs även denna mer tekniska handledning "The use of attachments".

För "Peppol-ID" (BT-49 och BT-34, buyer/seller electronic address identifier (EndPointID i XML)) används kodlistan EAS, se nedan, i attributet schemeID. Attributet och koden är obligatoriskt i meddelandet och är nödvändigt för att göra adressuppslagning osv.

https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/

Vissa länder använder nationellt organisationsnummer som Peppol-ID, men inte alla. I vissa länder finns flera alternativ precis som vi i Sverige med både 0007 för svenskt organisationsnummer och 0088 för GLN. Om man ska fakturera en kund i annat land så behöver man inte fundera på vad EAS-koden står för, annat än att det är en giltig kod. Du kan jämföra med mobilnummers riktnummer (0707-nnnnn,0735,071 osv).

För Organisationsnummer (BT-30 och BT-47, buyer/seller legal organization identifier) så kan man ange en motsvarande typkod (schemeID) men från kodlistan ICD, se nedan. Observera dock att attributet inte är obligatoriskt i meddelandet. Man kan alltså ange organisationsnummer utan att specificera ICD-kod. EAS-kodlistan består till stor del av koder från ICD-kodlistan. Endast de koder som börjar med 99 är "unika" för EAS. För momsregistreringsnummer (BT-31 och BT-48, byer/seller VAT identifier) ska man inte ange schemeID/ICD-kod.

https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/ICD/

Sammanfattning:
För Peppol-ID, använd EAS-kodlistan.
För buyer/seller legal registration identifier så är koden valfri men om ni väljer att använda den så är det ICD-kodlistan som gäller.
För momsregistreringsnummer, använd inget schemeID.

EndpointID (Peppol-ID på svenska) för ordersvar hämtas i Peppol Order från termen "Buyer party electronic address".

https://docs.peppol.eu/poacc/upgrade-3/syntax/Order/cac-BuyerCustomerParty/cac-Party/cbc-EndpointID/

EndpointID för faktura hämtas i Peppol Order från termen "Invoicee party electronic address".

https://docs.peppol.eu/poacc/upgrade-3/syntax/Order/cac-AccountingCustomerParty/cac-Party/cbc-EndpointID/
Om denna saknas, används samma som för ordersvar.

Även om den europeiska standarden medger att man har abonnemangsreferens ("Invoiced Object" i standarden) på radnivå så är vår rekommendation att man hanterar ett abonnemang per faktura.

SFTI har tagit fram ett typexempel för telefoni som bör kunna vara tillämpligt även i andra situationer.

Vi rekommenderar även guiden "The use of references and the matching of invoices" som behandlar olika typer av referenser i fakturan. Se kapitel 3 som handlar om abonnemangsreferenser.