Resor

Typexempel för resor i Peppol BIS Billing 3.

BIS_Billing_30-Resor_Bokning Xml, 7 kB.BIS_Billing_30-Resor_Taxi Xml, 8 kB.

Det här typexempellet beskriver hur en reseleverantör fakturerar egna resor och där mervärdesskattelagen är tillämplig; för affärsprocesser där resekontoföretag fakturerar kan exempelsamlingen typexemplet ”Inköp med kort" vara tillämpligt. För resefakturor bör inriktningen vara att faktura ska utfärdas per beställning eller per beställningsändring; argument för detta är enklare hantering vid fakturakontroll, kontering och attest. Om periodisk samlingsfakturering används bör den avgränsas så att hela fakturan kan kontrolleras av samma granskare. Användning av Peppol BIS Billing 3 för mer komplexa resesammanställningar förutsätter att det regleras genom upphandling eller avtal.

Vid användning av Peppol BIS Billing 3 krävs minst en av BT-10 Buyer reference [i UBL: BuyerReference] och BT-13 [i UBL: OrderReference/ID], detta till stöd för instyrning av fakturor hos köparen. Även BT-12 Contract reference [i UBL: ContractDocumentReference] är en vanligt efterfrågad uppgift. Vissa större köpare efterfrågar ett specifikt format för dimensionsparametrar i objektplan eller liknande, det hanteras då på fakturanivå i affärsterm BT-19 Buyer accounting reference [i UBL: AccountingCost] eller, på fakturaradnivå, i BT-133 Invoice line Buyer accounting reference [i UBL: InvoiceLine/AccountingCost respektive CreditNoteLine/ AccountingCost].
Följesedel, i den mån sådan används, kan på fakturanivå identifieras i BT-16 Despatch advice reference [i UBL: DespatchDocumentReference/ID].

Såvida inte annat avtalas presenteras fakturarader i datumordning. Artificiella rubrikrader, delsummor och tomma fakturarader används inte i Peppol. Fakturaformatets specialiserade affärstermer användas så långt möjligt, först om lämpliga sådana saknas används på fakturanivå BT-22 Invoice note [i UBL: Note] eller, på fakturaradnivå, BT-127 Invoice line note [i UBL: invoiceLine/Note respektive CreditNoteLine/Note]. För dessa affärstermer anvisar Peppol BIS 3 en regel om att eventuella radbrytningstecken ska bevaras/beaktas. Detta bör utnyttjas för att göra texten mer lättläslig för mottagaren.

Stäm av mot GDPR-reglerna lösningar för resefakturor utformas.

Till BIS Billing 3 hör valideringsregler som kontrollerar att standardens beräkningsregler följas. Varje fakturarad och varje rabatt/avgift på fakturanivå specificeras med nettobelopp när mervärdesskattereglerna är tillämpliga. En resefaktura består ofta av flera kostnadsposter, och det utställande affärssystemet ofta beräknat mervärdesskatt per resetillfälle. Därför kan avrundningar och skillnader i beräkningssekvens kräva extra uppmärksamhet när fakturamappningar sätts upp, så att Peppol-fakturorna godkänns vid validering – olika sätt att göra mappningen kan påverka resultatet. Några hållpunkter är

• À-priser och kvantiteter skrivs in med erforderligt antal decimaler i Peppol BIS Billing 3
• Multiplikationer i Peppol vilka leder fram till BT-131 Invoice line net amount [i UBL: InvoiceLine/LineExtensionAmount respektive CreditNoteLine/ LineExtensionAmount], BT-92 Document level allowance amount [i UBL: AllowanceCharge/Amount med ChargeIndicator=”false”] respektive BT-99 Document level charge amount [i UBL: AllowanceCharge/Amount med ChargeIndicator=”true”] ska avrundas till två decimaler och får då ha ett fel om högst 0.02 valutaenheter
• Peppols summeringar ska räknas exakt, men undantag medges för summering av beskattningsbart belopp när skattekategori=S i vilket fall fel om högst 0.99 valutaenheter tillåts

I Peppol BIS Billing 3 förutsätts formatets specialiserade (dedicerade) affärstermer kunna ge tillräcklig information vid fakturering av resor, elektroniska bilagor behöver då ofta inte användas. Bilagor innebär ökad manuell granskningsinsats för köparen då de inte har ett standardiserat strukturerat format. Men om bilagor behöver tillgripas kan de placeras inbäddade i e-fakturan, i affärstermen BT-125 Attached document [i UBL: AdditionalDocumentReference/Attachment/ EmbeddedDocumentBinaryObject].

Tänk på att bilaga kan utgöra räkenskapsinformation.