Självfaktura

Typexempel för självfakturering i Peppol BIS Billing 3.

I mervärdesskattelagen definieras ett förfarande för självfakturering vilket innebär att köparen ställer ut fakturan för leverans av varor eller tillhandahållande tjänster för säljarens räkning. Förfarandet förutsätter att parterna i förväg träffat avtal om det. Säljaren har fortsatt ansvar för självfaktureringen, genom att fakturan ska ställas ut i säljarens namn samt genom att säljaren ska ha ett förfarande för att godkänna varje faktura som ställts ut. Mervärdesskattelagen reglerar däremot inte hur avtalet respektive godkännandeförfarandet ska vara utformade.

På samma sätt som en ”vanlig” faktura kan ställas ut elektroniskt så kan också självfakturan skapas och sändas i elektronisk form mellan parterna. Självfakturering praktiseras inom vissa specialiserade verksamhetsområden där man menar att fakturakontroll och reklamationshantering förenklas hos köparen, däremot får leverantören utökat behov av uppföljning/avstämning. Användning förekommer inom t. ex. delar av bilindustrin (bilsammansättaren sjävfakturerar baserat på mottagna fungerande komponenter från underleverantör), i transportbranschen (transportföretag sjävfakturerar enmansåkerier utifrån genomförda körningar), i skogsindustrin (industriföretag sjävfakturerar inköp av råvara från små skogsägare), när skrot- och avfallshanterare skapar avräkningar efter invägning och sortering.

Det faktum att köparen utfärdar fakturan påverkar dels krav på fakturans innehåll, dels fakturahanteringsprocesserna hos säljare och köpare. SFTI har vid ett par tillfällen haft uppe frågan om att ta fram ett transaktionsformat för självfaktura men något beslut om att utveckla en SFTI-rekommendation har inte fattats då intresset varit begränsat. Det följande sammanfattar tekniska kansliets noteringar om förutsättningar, men någon fullständig kartläggning av behoven har inte gjorts.

När köparen utfärdar en självfaktura är mervärdesskattelagens krav att den ska innehålla just uppgiften ”självfaktura”. Med utgångspunkt i de allmänna bestämmelserna skulle det alltså räcka att placera uppgiften i ett fritextfält – vilket dock skulle göra det svårt för en mottagare att separera självfakturor från leverantörsutställda fakturor. I lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling är kravet ”fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt”[1]. Lagen hänvisar till den europeiska standarden för elektronisk fakturering (eller annan avtalad standard). I EN 16931-1 ingår stöd för en affärsprocess kallad ”P12 Self-billing” där det klargörs att två speciella koder för fakturans typ då ska användas:

• Dels för Self-billed invoice – kod 389
• Dels för Self-billed credit note – kod 261.

Med dessa kodvärden finns förutsättningar att automatisera behandlingen hos mottagaren så att man lever upp till lagens krav.

Men även om standarden EN 16931-1 sägs hantera självfaktura kvarstår vissa tveksamheter:

• I beskrivningen av standardens affärsprocess P12 anges att ”In this case the buyer will have legal responsibility for the invoice.” Skatteverket (i Sverige) menar tvärtom att säljaren är ansvarig: om köparen utfärdar en felaktig faktura så har säljaren ansvaret för att en korrekt faktura utfärdas. Båda parter måste ha korrekt underlag för redovisningen, och för köparens del krävs fullgott underlag för avdragsrätt för ingående skatt.
• I standardens Annex C (informative) påpekas att momsdirektivet Article 224 och Article 226 10A rörande självfakturering är ”out of scope”, vilket troligen innebär behov av kompletterande regler vid implementering (möjligen kan dessutom olika länder ha nationella särregler att beakta).

Peppol BIS Billing 3 är en CIUS av EN 16931-1. I Peppols CIUS är möjligheten till självfakturering uttalat exkluderad: ”Directive 2006/112/EC (Article 224) requires a specific process to be observed, involving prior agreement and a procedure where the supplier is to accept each invoice. Self-billing requires a specific set-up due to the requirements for prior agreement and procedure for the acceptance of each self-bill. Specific milestones have to be observed at time of setting it up as well as in the operation of self-billing”. De affärsprocesser Peppol implementerat (refererade till som P1 – P9) utgår ifrån definitionen att ”A supplier issues and sends an invoice to a customer”. Mot bakgrund av dess breda spridning är det olämpligt att modifiera Peppol BIS Billing 3 även om en komplettering med självfakturering endast medför få ändringar.

En part som sätter upp sitt system för att ta emot både ”vanliga” fakturor och självfakturor kan behöva en tydlig separering mellan de två typerna av faktura. I det generella fallet behöver lösningen eventuellt erbjuda mottagaren möjlighet att styra inkommande leverantörsutställda fakturor respektive självfakturor till olika interna handläggningsprocesser. Vid mottagning av e-fakturor och e-självfakturor i en samma mottagningspunkt behöver mottagningspunkten kunna avgöra den interna vidarestyrningen utan att gå in i respektive e-faktura för att läsa dess typkod.

Eventuellt behöver berörda affärsparter analysera om olika PeppolID:n behövs för att styra inkommande fakturor av olika typ till rätt intern handläggnings-process. Det kan inte heller uteslutas att en och samma säljar-köpar-relation vill använda såväl leverantörsutställd faktura och självfaktura samtidigt (för olika verksamhetsprocesser).

Speciella överväganden kan behövas i situationer verksamheter där kan ha önskemål om att blanda leverantörsutställda fakturor och självfakturor. Ett par exempel:

• På energiområdet, när elkonsumtion sker parallellt med mikroproduktion av el
• Vid försäljning av skrot (intäkt för metallvärdet) där det samtidigt finns kostnader för containerhyra och bortforsling.

Självfakturering väcker också frågor om hur de interna processerna hos köpare och säljare behöver utvecklas i förhållande till fallet med leverantörsutställd faktura. Det tycks som om affärssystemen generellt har sämre funktioner (inkl. gränssnitt för registrering) vid självfakturering och med fler manuella moment vid kontering, avstämning mot underlag och reskontra, och betalning. Utvecklas en affärstransaktion för självfaktura behöver därför affärssystemleverantörerna involveras. Eftersom självfakturering inte är så vanligt förekommande idag kan det även behövas information riktad till handläggare.

Självfakturering skulle också kunna ske inom områden där mervärdesskattelagen inte äger tillämplighet. Kansliet har inte efterforskat vilka regler som i så fall kan vara tillämpliga.

Kansliets bedömning är att självfakturering innehållsmässigt skulle kräva få kompletteringar i förhållande till nuvarande Peppol BIS Billing 3, men att ett tillägg av självfakturering i så fall behöver beskrivas som en separat affärsprocess och med separat transaktionsformat (dvs. en egen CIUS) för att tydligt upprätthålla den distinktion mervärdesskattelagen anvisar vid självfakturering. SFTI behöver tydligare än tidigare uttala att kreditnota eller negativ faktura enligt nuvarande format Peppol BIS Billing 3 är direkt olämpliga att använda för självfaktura.

Utvecklingen av ovanstående nya affärsprocess och -format kan göras av endera OpenPEPPOL eller SFTI, i det senare fallet skulle resultatet bli en nationell anvisning. Men mot bakgrund av nuvarande inriktning av SFTI:s arbete, att bara rekommendera Peppols specifikationer, är det i praktiken OpenPeppol som är den lämpliga organisationen att driva ett eventuellt utvecklingsarbete.

[1] Lagens definition av e-faktura gör ingen skillnad på om säljaren, köparen eller tredje part ställt ut den.